Aufgabenmanagement – Von abstrakten To-Dos zu simplen Aufgaben

Kennen Sie das? Ihre To Do-Liste quillt über, obwohl Sie täglich mehr Zeit als geplant in die Arbeit investieren. Raum für die Dinge, die Ihnen wichtig sind, bleibt zwischen den alltäglichen Aufgaben kaum. Hinzu kommt, dass Sie regelmäßig eigentlich wichtige Aufgaben auf die lange Bank schieben. Das erzeugt vor allem eines: Stress. Und resigniert fangen Sie die nächste To-Do-Liste ihres Backlogs an.

Dann wird es höchste Zeit, dass Sie sich ein agiles Aufgabenmanagement aneignen, das auch wirklich funktioniert. Sprich: Ihnen den Kopf frei macht, um die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun. Was hat das mit Agilität zu tun? Lesen Sie dafür den ganzen Artikel.

Wieso häufen wir überhaupt Aufgaben an?

In unserer heutigen Arbeitswelt ist fast nichts mehr eine simple Tätigkeit, sondern ein abstraktes Konstrukt unterschiedlicher Aufgaben. Abstraktion ist eine erwünschte Kunst, die evolutionsbedingt dem Menschen vorbehalten ist. Die sogenannte Conditio Humana gibt uns die Fähigkeit zur Selbstreflexion und lässt uns unsere Welt aus einer abstrakten Brille beobachten. Das ist einerseits so, andererseits haben wir irgendwie die Fähigkeiten und den Antrieb verloren, in das praktische Doing zu kommen.

Mit der Fähigkeit der Abstraktion haben wir uns in der Arbeitswelt fernab von hirngerechten Tätigkeiten Berufe erschaffen, die aus einer Vielzahl einzelner Tätigkeiten bestehen. Denken Sie doch nur einmal darüber nach, wie viele einzelne Tätigkeiten unter der Aufgabe “Steuern machen” notwendig sind. Und dann ist das Ganze auch noch davon abhängig, für was genau Sie hier die Steuern machen wollen.

Hinzu kommt, dass wir täglich zwischen unterschiedlichen Aufgabengebieten hin und her switchen. Wobei jede neue Aufgabe mentale Rüstzeit erfordert. Also die Zeit und Energie die unser Gehirn braucht, um sich auf eine neue Aufgabe einzustellen. Wenn wir nun unsere Fähigkeit zur Abstraktion mit der Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben kombinieren, ist die logische Konsequenz nur das Anhäufen von Aufgaben, welche durch Overthinking (ein Begriff, der in meinem Buch genauer erklärt wird) erst gar nicht in den Zustand “erledigt” gebracht werden können. Hier hilft nur granulieren und priorisieren.

Kleiner Exkurs: Zeit- vs. Aufgabenmanagement

Nun denn, denken Sie. Dann muss eben ein besseres Zeitmanagement her. Kurzer Hand werden in Unternehmen auch mal ganze Abteilungen zu dem nächsten Zeitmanagement Seminar geschickt. Die Methodiken klingen oft toll, sind jedoch für die Praxis völlig ungeeignet. Zum Glück ist Zeitmanagement mittlerweile aus dem Fokus gefallen. Und so verlaufen sich dann gut gemeinte Ansätze wieder im Sand.

Was jedoch, wenn Sie merken, dass Sie Zeit gar nicht managen können? Jeder Mensch hat jeden Tag genau die gleiche Zeit zur Verfügung. Fakt ist: Sie leben im Schnitt 4000 Wochen. Wieviel davon ist schon weg? Und was haben Sie Sinnvolles damit gemacht? Wieviel Zeit bleibt Ihnen noch? Machen wir es noch griffiger: Statistisch haben Sie im Schnitt 971 Monate zum Leben. Das sind 1440 Minuten Zeit pro Tag. Die laufen ab, jeden Tag, egal was Sie tun. Zeitmanagement ist genau genommen ein Ding der Unmöglichkeit. Aufgabenmanagement kann hingegen den Unterschied zum Erfolg ausmachen. Also in der vorhandenen Zeit das richtige erledigen.

Fast immer, wenn Sie sagen “Ich habe keine Zeit” meinen Sie eigentlich “Ich habe mir aktuell zu viele Aufgaben vorgenommen.” Aktuell oder generell? Bzw. Sie haben für eine neue / andere / akute Aufgabe JETZT im Moment keine Zeit dafür. Vielleicht später? Nur, wenn diese interessant und relevant ist. Managen können Sie nur Ihre Aufgaben – und die von Ihren Mitarbeitern, wenn Sie Verantwortung zur Führung tragen. Aber niemals die Zeit.

Aufgaben “gehirngerecht” formulieren

Was ist also die Lösung, um von abstrakten To Dos endlich zu simplen Aufgaben zu kommen? 2 plausible Antworten:

• Brechen Sie vorab Abstraktionen so lange auf, bis möglichst nichts abstraktes mehr enthalten ist.
• Formulieren Sie dann diese Bruchstücke so um, dass echte Aktionen, also Handlungen erkennbar sind.

Das heißt: Eine abstrakte Aufgabe ist so zu analysieren oder zu granulieren, dass Sie genau wissen, welche einzelnen Tätigkeiten damit verbunden sind. Damit machen Sie die Aufgabe “hirngerecht” und reduzieren die Gefahr für Overthinking. Hören ich jetzt: “Ja, aber, hat der andere keinen eigenen Kopf zum Denken?” Doch, den hat er. Und da liegt eine Fehlerquelle verborgen. Ihr Denken – also Ihre Vorstellungen, Wünsche und Erwartungen können meterweit neben den Interpretationsergebnissen Ihres Gegenübers liegen. Warum? Gerade, weil er selbst denkt. Denken Sie jetzt mal selbst weiter …

Nehmen wir hier noch einmal das Beispiel “Steuern machen”. Wenn Sie hierbei an Ihre jährliche Einkommenssteuererklärung denken, sind konkrete Tätigkeiten, die zum gewünschten Ergebnis führen, z.B. “Belege zusammensuchen” und “Belege dem Steuerberater bereitstellen”. Ggf. lässt sich die Aufgabe “Belege zusammensuchen” sogar noch mehr unterteilen. Wichtig ist, dass Sie am Ende Aufgaben haben, die in ihrer Beschreibung so einfach sind, dass sie keine weitere Erklärung mehr bedürfen. Und Sie direkt mit der Bearbeitung starten können.

Einzelne Aufgaben ermöglichen die Reduktion

Der Aufgabenberg scheint nun noch größer? Im ersten Moment mag es so erscheinen, jedoch haben Sie nun Tätigkeiten, die Sie ganz einfach nacheinander abarbeiten können. Das Hirn mag keine Parallelitäten. Es mag klare und einfache Strukturen. Ohne großartig Energie für weitere Abstraktionen zu verschwenden. Zudem ermöglicht Ihnen dieses Vorgehen direkt zu überprüfen, welche Aufgaben eine tatsächliche Relevanz haben. Was im Ergebnis den Unterschied zwischen einer einfachen To Do-Liste und einem wirklichen Aufgabenmanagement ausmacht. Es gibt noch einen weiteren Vorteil:

Wenn Sie Aufgaben bis zu einer binären Checkliste granulieren, lassen sich wesentlich schneller Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben erkennen. Unter Abhängigkeiten sind Beziehungen zwischen zwei Aktivitäten, bei denen die Fertigstellung einer Aufgabe von der Fertigstellung einer anderen abhängt, zu verstehen. Einfach ausgedrückt, helfen Abhängigkeiten dabei, die Reihenfolge zu bestimmen, in der die Aufgaben ausgeführt werden müssen. Das ist dann schon eine Vorstufe der Priorisierung! Wenn Aufgaben effektiv verwaltet werden, können Sie Engpässe verhindern und unvorhergesehene Verzögerungen abmildern.

Führen Sie ein solches Aufgabenmanagement dauerhaft durch, lassen sich außerdem Ursache-Wirkungs-Beziehungen zwischen den Aufgaben erkennen. Welche Aufgaben sind ursächlich für den Erfolg? Welche Aufgaben wirken sich direkt oder indirekt auf den Erfolg aus? Und was kann fallen gelassen werden?

Den Grundstein bildet hier immer die Analyse der Aufgaben bzw. das Granulieren ins kleinste Detail mit einer anschließenden Entscheidung zur Relevanz von Aufgaben.

Ein Aufgabenmanagement braucht Struktur

Gerade für die Arbeit in Teams ist es wichtig, einem Aufgabenmanagement auch eine Struktur zu verleihen. Eine Struktur in Form von Ablaufmodalitäten und Visualisierungen ermöglichen nicht nur ein einheitliches Vorgehen, sondern geben einen Überblick und vereinfachen das gehirngerechte Arbeiten. Und damit sind wir bei den bekannten agilen Methoden. Arbeiten Sie z.B. mit Listen in unterschiedlichen Kategorien oder versehen Sie Aufgaben mit Tags und Farben, lässt sich bereits über die optische Wahrnehmung leichter eine Zuordnung der Aufgaben vornehmen. Lassen Sie uns hierfür zwei bekannte Modelle betrachten, welche beide eine Visualisierung über ein Taskboard vornehmen:

Die Scrum-Methode

Scrum ist ein Framework für eine bestimmte Art des Projekt- oder Aufgabenmanagements. Es zeichnet sich durch eine schrittweise Entwicklung, schlanke Prozesse und regelmäßige Feedbackschleifen aus. Den Kern von Scrum bilden die sogenannten „Sprints“. Innerhalb von Arbeitsphasen á max. 4 Wochen wird an einem Teilziel bzw. einer bestimmten Produktversion gearbeitet. Am Ende des Sprints wird das Ergebnis den Stakeholdern (Kunden, Top-Management) präsentiert. Außerdem findet eine Reflexion des Arbeitsprozesses statt (die sogenannte Retrospektive). Man möge mir an dieser Stelle verzeihen: Das ist jetzt ein ganz einfache Darstellung.

Damit gibt Scrum einen Rahmen für das Management von Projekten über kleinere Iterationen vor. Mit fester Dauer, mit Hilfe von Sprint-Reviews, den Retrospektiven und den täglichen Dailies. Innerhalb dieses Rahmens ist jedes Teammitglied für das eigene Aufgabenmanagement selbst zuständig. Genau da – so meine Erfahrung – klemmt es. Die übergeordnete Visualisierung wird in Form von sogenannten Scrum-Boards vorgenommen.

Das Kanban-Modell

Bei dieser Methode steht das Kanban-Board im Mittelpunkt, ein Tool zur Visualisierung von Aufgaben und zur Optimierung des Workflows im Team. Kanban zielt darauf ab, die Priorisierung und den Fluss von Aufgaben zu unterstützen. Ganz so einfach ist es nicht, denn es stecken einige Philosophien drin. Zeitkritische Aspekte spielen eine untergeordnete Rolle. Durch farbliche Markierungen werden Teammitglieder auf die wirklich wichtigen Aufgaben hingewiesen, auch wenn Prioritäten sich schnell ändern können. 

Ein einfaches Kanban Board ist in einen Workflow in drei Schritten unterteilt: ToDo, in Bearbeitung, erledigt. Je nach Größe, Struktur und Zielen eines Teams kann der Workflow jedoch an die spezifischen Prozesse jedes beliebigen Teams angepasst werden. Schlanke Boards kommen mit 4-5 Spalten aus. Was nicht heist, dass es auch Boards mit 8-10 Spalten gibt. Wenn das im Kontext der Arbeit notwendig und akzeptiert ist, soll das ok sein.

Beide Modelle haben im Einsatz ihre Vor- und Nachteile, welche in einem separaten Artikel näher betrachtet werden. Wichtig an dieser Stelle ist, dass Sie verstehen, das ein erfolgreiches Aufgabenmanagement eine gewisse Struktur benötigt. Welche übrigens auch aus verschiedenen Modellen in Kombination bestehen darf. (Keine Angst – das müssen Sie nicht selbst entwerfen. Over.ALL® verbindet VOR den agile Frameworks mit seinen Erkenntnissen aus der modernen Verhaltenspsychologie die Agilität. Lesen Sie hierzu den letzten Absatz.)

Voraussetzungen eines guten Aufgabenmanagements

Lassen Sie uns jetzt noch einmal zusammenfassen, was die wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Aufgabenmanagement sind:

1. Aufgaben müssen klar definiert sein. Das erfordert, dass Sie Aufgaben über das Granulieren in ihre kleinsten Bestandteile herunterbrechen, um sie für eine gehirngerechte Arbeit, ebenso für eine methodengerechte Arbeit vorzubereiten.
2. Der Prozess muss übersichtlich und leicht verständlich sein. Schaffen Sie über eine Visualisierung (z.B. in Form von Taskboards) einen Überblick. Alles, was nicht in konkrete Aufgaben mündet, ist weniger geeignet. Empfehlung: Brechen Sie es weiter auf.
3. Priorisieren Sie dann Ihre Aufgaben. Nur so ist der Fokus auf das wirklich Wichtige gegeben. An dieser Stelle kann eine wirksame und notwendige Reduktion erfolgen.

Vielmehr als bloße Aufgabenverwaltung

Eine reine Aufgabenverwaltung bedeutet nicht, dass ein Projekt wirklich effizient abläuft. Zu einem erfolgreichen Aufgabenmanagement ist ein agiles Mindset notwendig. Management bedeutet, dass ein Verantwortlicher oder das gesamte Team auf Planungshindernisse und erfolgsbedrohende Risiken reagiert. Oder einfach gesagt: Managen bedeutet übersetzt handhaben.

Ein erfolgreiches Aufgabenmanagement ist deshalb immer für die Personen gemacht, die damit arbeiten müssen. Setzen wir das ganze also einmal von dem Aufgabenmanagement einer einzelnen Person in den Kontext einer ganzen Organisation, hat es auch immer einen Einfluss auf die Unternehmenskultur. Das wird gerne ausgeblendet, indem Unternehmenskultur gerne als ein einzelnes “Ding” betrachtet wird.

Um erfolgreich ein Aufgabenmanagement, welches auf der Grundlage strategischer Umsetzung basiert, in einem Unternehmen zu etablieren, sind demnach weniger Methoden oder Praktiken relevant, (wie sie in etlichen Zeit- oder Projektmanagementseminaren vermittelt werden), sondern viel mehr die Prinzipien, auf denen das Aufgabenmanagement aufbaut. Auch das wird gerne ausgeblendet. Warum? Prinzipien lassen sich weder verordnen noch standardisieren. Regeln dagegen schon. Und wer nach Regeln (ab-) arbeitet, ganz gleich ob freiwillig oder fremdbestimmt, wurde bzw. hat sich vom selbst denkenden Subjekt zum handelnden Objekt instrumentalisiert.

Um das Wichtigste nicht zu vergessen:

Greifen wir hier an dieser Stelle nochmal unser Eingangsproblem auf: Sie sind hier gelandet, weil Ihre tägliche To Do Liste überquillt und sie nach einer Lösung für ein simples Aufgabenmanagement gesucht haben. Mit diesem Artikel haben Sie erfahren, wie wichtig es ist, Aufgaben hirngerecht in einzelne Tätigkeiten zu granulieren. Sie haben aber auch erfahren, welchen Rahmen es braucht, um Aufgaben erfolgreich zu managen. Nun fehlt nur noch ein zentraler Schritt:

Sie müssen ins TUN kommen! Und zwar JETZT und nicht irgendwann in der Zukunft. Zwangsläufig erfordert das, dass Sie definieren, welche Aufgabe Sie konkret als Nächstes bearbeiten. Werden diese Aufgaben dann von einem überlegten System automatisch sortiert, entsteht ein Überblick – Over.ALL®, und Sie kommen ins Handeln.

Als Evolution steht Over.ALL® für eine alltagstaugliche Robustheit, ausgeprägt durch valide Erkenntnisse der modernen Verhaltenspsychologie, erprobten Lerntechniken und aktuellen Ergebnissen aus Studien der Hirnforschung. Durch Digitalisierung und der Integration in die agilen Frameworks Scrum, Kanban und DT® werden Sie als Anwender noch stringenter in einen tatsächlich erreichten Normalzustand DONE versetzt. Oder anders gesagt: Ihre To-Do Listen werden schneller, die Items rotieren schneller, nicht Sie als handelnde Person. Bleiben wir mal bei Ihnen als Person: Sie sehen jeden Tag, das sich was bewegt. Tolles Gefühl, oder?

Konnte ich ihr Interesse wecken? Dann widmen Sie sich JETZT Over.ALL®, dem Arbeitsmodell, mit denen Sie Ihre „Dinge“ alle und einfach erledigt bekommen. Und das in nur sieben Minuten pro Tag. Sprechen Sie mich an. Das Buch dazu ist in kürze fertig.