Getting Things Done – Ein Konzept mit Lücken

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Es klingt mehr als verlockend. Endlich keine überlaufende To Do Listen mehr, sondern eine klare Struktur, um endlich die Dinge mal ins Rollen zu bringen. Getting Things DONE – eben. Doch so schön es klingt, bringt das Konzept Getting Things Done auch einige Nachteile mit sich, die Sie von dem tatsächlichen Ziel – dem DONE – abhalten können.

Lassen Sie uns ein kleines gedankliches Experiment machen

Stellen Sie sich vor, Sie hätten täglich den Freiraum, sich auf genau die Aufgaben zu konzentrieren, die Sie gerade erledigen wollen (Nicht müssen, das ist gedanklich eine Schwachstelle – besser gesagt eine Lücke). Und können so innerhalb weniger Stunden alles erledigen, was auf Ihrem Schreibtisch liegt. Ganz ohne dass sich ständig die nächste Aufgabe dazwischen schiebt und sie nur von einem in den anderen Termin hetzen.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten Freiraum im Kopf, um wirklich die Dinge zu erledigen, die Ihnen (nicht anderen) wichtig sind. Wie ein zweites Gehirn, dass Ihnen einen großen Teil der Arbeit abnimmt. Wobei zweites Gehirn nicht so ganz die richtige Formulierung ist. Was halten Sie von ROM – nicht wie bei Computern das ROM (hier Read Over Memory)? Der funktioniert anders! Also ein Speicher, der neuronal besser harmonisiert, dynamisch anpassbar ist und aufgrund seiner Struktur nichts vergessen kann?

Zweites Gehirn? Oder besser ROM?

Fangen wir mal vorne an. Getting Things Done ist eine etablierte Selbstmanagement-Methode von David Allen. Ziel ist es, ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten zu ermöglichen. Grundlegend ermutigt Sie die Methode, sämtliche relevante Informationen in einer organisierten Informationsquelle zu speichern. Diese soll und darf nicht ihr Gedächtnis sein. Auf das Hirn ist als Speicherquelle nicht so gut verlass. Die Annahme, dass dem so ist, ist die zweite Lücke und in Wahrheit eine Wunschvorstellung. Das ist mehrfach belegt und gut dokumentiert. Davon handelt u.a. auch mein Buch: “T.I.L.T. im System – die Over.ALL – Methode”, welches in Kürze erscheint.

Auch während Sie sich dessen nicht bewusst sind, bleibt ihr Gehirn im Hintergrund ständig aktiv. Jede einzelne Aufgabe wird immer wieder durchdacht und mit dem Blick auf Ihre restliche Arbeit priorisiert. Um dabei sicher zu stellen, dass keine Aufgabe übersehen wird, erfordert es eine größere Kapazität Ihrer Hirnleistung – was Sie erst abends merken. “Mal wieder ausgelaugt?” ist die passende Frage dazu. Und es ist noch etwas krasser: Einerseits verbraucht Ihr Hirn für seine Hintergrundaktivitäten Energie, andererseits wird ebenfalls viel Energie für die täglich anfallenden Spontanitäten verbraucht. Diese Spontanitäten, sagen wir “Sonderfälle”, kommen dann noch oben drauf.

Wie? Womit? Wozu?

Hier setzt Getting Things Done an. Teilweise. Statt in Ihrem Kopf speichern Sie die Informationen in einer externen Quelle. So haben Sie theoretisch die volle Kapazität ihrer Hirnleistung zur Erfüllung Ihrer Aufgaben. Doch kommen Sie damit tatsächlich zum DONE? Hier ist die dritte Lücke: Die Dinge geregelt zu bekommen schweigt sich etwas über das WIE und teilweise das WOMIT aus. Das sind die eigentlichen Tools, die aus einem gewünschten Done ein realisiertes DONE machen. Ein wirkliches DONE benötigt Relevanz im Kontext und dann Stringenz in der Umsetzung. 2 Dinge, die ungerne hart angefasst werden. Und doch liegt genau hier der Schlüssel zum Gelingen. Irrelevantes stringent umgesetzt bleibt irrelevant. Und Relevant verschlampt bleibt verschlampt. Wenn zu Relevanz und Stringenz noch das WOZU beantwortet wird, kann sich eine intrinsische Motivation entwickeln und etablieren.

Getting Things Done – Workflow im Schema:

• Sammeln: Nutzen Sie Listen, um alles zu sammeln, was Ihnen einfällt.
• Verarbeiten: Entscheiden Sie regelmäßig und diszipliniert für alles, was Sie gesammelt haben, ob Sie etwas damit tun müssen oder wollen. Sortieren Sie die Dinge, die Sie NICHT bearbeiten wollen zuerst aus.
• Erfassen: Notieren Sie Aufgaben so, dass Sie nur nicht noch einmal darüber nachdenken müssen, um was es geht bzw. wie Sie anfangen, es zu tun.
• Organisieren: Erfassen Sie alles am richtigen Ort eines vertrauenswürdigen Systems (Ablage, Wiedervorlage. Außerhalb Ihres Kopfes).
• Durchsehen: Stellen Sie durch regelmäßige Durchsicht sicher, dass Ihr System aktuell und gepflegt ist. Sie wollen sich darauf verlassen. Verwenden Sie hierzu nicht zu viel Zeit.
• Erledigen: Entscheiden Sie basierend auf Ihrer Umgebung, der verfügbaren Zeit, Ihrer Energie und schließlich der Priorität, was Sie als Nächstes tun werden. Machen Sie Pausen dabei und planen Sie Puffer mit ein. Verschieben Sie nichts, machen Sie es einfach DONE.

Zu einfach, um wahr zu sein?

Tatsächlich in die Umsetzung zu kommen, ist leichter gesagt als getan. Denn wie so häufig stehen Sie sich hier selbst im Weg, um mit Hilfe dieser einfachen sechs Schritte zum DONE zu kommen. Die Getting Things Done Systematik funktioniert einzig und allein dann, wenn Sie sich täglich an die Regeln halten. Sie müssen es zuverlässig und umfassend mit allen Dingen füttern, die Sie beabsichtigen, zu erledigen. Denn nur, wenn Sie ihren Kopf auch tatsächlich vollständig ausleeren, können sie die Vorteile der Methode als ROM (siehe oben), nicht als zweites Gehirn, komplett ausnutzen. Das zweite Gehirn würde bedeuten, dass Sie immer wieder über die Dinge nachdenken müssten. Das verbraucht viel zuviel Energie.

Das große Problem daran? Sie müssen bei diesem System mehr als eine Gewohnheit ändern. Einfälle müssen sofort notiert werden, Eingänge sollten regelmäßig geleert werden und ein regelmäßiges Review in Form von Wochenrückblicken ist ebenso notwendig. Ihre Aufgabenliste kann sehr lang werden, denn Sie notieren sich jeden nächsten Handlungsschritt. Viel wichtiger ist noch, sich ein Bewusstsein zu schaffen, welche Dinga man nicht (mehr) tun wird.

Das kann gerade zu Beginn sehr demotivierend sein. Stellen Sie sich einmal vor Sie nehmen sich zum Jahresanfang vor, mindestens vier Mal die Woche zum Sport zu gehen, parallel nur noch gesund und vegetarisch zu essen und dann auch noch mindestens einmal täglich zu meditieren. Da schreit Ihr innerer Schweinehund auf, oder? Und nach kurzer Zeit sitzen Sie abends dann doch wieder vor dem Fernseher mit einer Tüte Chips zwischen den Händen anstatt standhaft und beidhändig hantelschwingend im Fitnessstudio. Genau der gleiche Effekt besteht, wenn Sie versuchen, Hals über Kopf auf die Getting Things Done Methode umzustellen. Insbesondere dann, wenn für die Einführung zu wenig Zeit als Ressource angesetzt wird.

Zudem erschwert die Methode, neue Dinge ohne offensichtlichen Wert auszuprobieren. Denn diese Werte werden schnell anhand der Priorisierung aussortiert.

Weiter entwickelt: Das OverALL® -Modell

Genau an diesen Schwachstellen setzt das OverALL® – Modell an. Neben der Getting Things Done Methodik schafft OverALL® in Form von drei weiteren Säulen Freiräume für Kreativität. Als Evolution steht Over.AL® für eine alltagstaugliche Robustheit, ausgeprägt durch valide Erkenntnisse der modernen Verhaltenspsychologie, erprobten Lerntechniken und aktuellen Ergebnissen aus Studien der Hirnforschung. 

Durch Digitalisierung und der Integration agiler Elemente aus Scrum, Kanban und DT® werden Sie als Anwender noch stringenter in einen tatsächlich erreichten Normalzustand DONE versetzt. Over.ALL® ist ein effektives Arbeitsmodell, mit denen Sie Ihre „Dinge“ alle und einfach erledigt bekommen. Und das in nur sieben Minuten pro Tag. Eins der obersten Prinzipien ist, nicht über eine Aufgabe zu schreiben, sondern diejenige Aufgabe konkret zu definieren, die als Nächstes kommt. Werden diese Aufgaben dann vom System automatisch sortiert und priorisiert, entsteht ein Überblick – der Over.ALL® Effekt.

Kann das oben beschriebene Szenario Realität werden?

Generell ja. Mit Disziplin (siehe vorheriger Artikel). Dann Starten Sie hier.