DONE trifft Over.ALL: Die Evolution von Getting Things Done

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Etwas Geschichte: “Getting Things Done” hat 2001 die Bühne betreten und uns gezeigt, wie man Aufgaben effektiv verwaltet. Aber in einer Zeit, in der Agilität und Digitalisierung dominieren, fragen wir uns: Was kommt nach GTD? Wie können wir uns weiterentwickeln und an die Anforderungen des 21. Jahrhunderts anpassen? In diesem Artikel werden wir über die Grenzen von GTD hinausgehen und die nächste Evolution des Arbeitsmanagements vorstellen. Alles Neu? Vielleicht etwas agiler dadurch besser und konsequenter.

GTD: Mehr als nur ein fancy Begriff

Haben Sie schon das Gefühl gehabt, in einem Meer von Aufgaben zu ertrinken, ohne zu wissen, wo Sie anfangen sollen? Willkommen im Club! Aber bevor Sie sich in Selbstmitleid verlieren, lassen Sie mich Ihnen ein System vorstellen, das nicht nur Ihre Rettungsweste, sondern auch Ihr GPS in diesem chaotischen Ozean sein könnte: Der GTD-Workflow. Und gleich vorweg: Es geht noch besser.

1. Sammeln wie ein Eichhörnchen: Alles beginnt mit dem Sammeln. Und nein, ich spreche nicht von Briefmarken oder Vintage-Weingläsern. Bei GTD geht es darum, alles, was in Ihrem Kopf herumschwirrt, an einem Ort zu sammeln. Kurze Listen sind hierbei Ihr bester Freund und eine Basis, lange Listen sind der Grat zu Ihrem Untergang.
2. Verarbeiten wie ein Profi: Nach dem Sammeln kommt das Verarbeiten. Hier entscheiden Sie, was getan werden muss, was später erledigt werden kann und was direkt in den Papierkorb wandert. Es ist wie das Aussortieren Ihres Kleiderschranks, nur viel befriedigender (Spoiler: Und hier setzt die Over.ALL Methode an).
3. Erfassen, aber richtig: Wenn Sie sich für eine Aufgabe entschieden haben, schreiben Sie sie so auf, dass Sie beim nächsten Blick darauf genau wissen, was zu tun ist. Kein Rätselraten, keine Verwirrung – auch nach Tagen oder Wochen.
4. Organisation ist der Schlüssel: Ein vertrauenswürdiges System, sei es digital oder analog, ist unerlässlich. Es ist wie Ihr persönlicher Assistent, der dafür sorgt, dass alles da ist, wo es sein soll und somit reibungslos läuft.
5. Regelmäßige Durchsicht: Ein System ist nur so gut wie seine Pflege. Sie (mit Ihrem Assistenten) stellen sicher, dass Ihr Over.ALL-System immer auf dem neuesten Stand ist. Es ist wie ein kleiner Gesundheitscheck für Ihre Aufgaben. Aufgaben? Für Sie selbst!
6. Einfach machen: Und schließlich, das Erledigen. Entscheiden Sie anhand verschiedener, aber exclusiv logischer Faktoren, was Sie als Nächstes tun werden. Und dann? Machen Sie es einfach fertig. DONE!

Der Workflow ist nicht nur ein weiterer fancy Begriff. Es ist ein Lebensretter für alle, die sich in der heutigen hektischen Welt zurechtfinden wollen. Es ist ein System, das Ihnen hilft, den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und letztlich mehr zu erreichen, indem Dinge wirklich erledigt werden. Kein “so in etwa (fast) fertig”. DONE. Und wer möchte das nicht?

Von Listen-Liebhabern zu Digital-Dominatoren: GTD im 21. Jahrhundert

Erinnern Sie sich noch an die Tage, als ein guter alter Kugelschreiber (der ruhig teuer sein konnte) und ein Notizbuch (na, Time System noch ein Begriff?) Ihre besten Verbündeten waren? Als Agile Coach habe ich diese nostalgischen Momente auch. Aber seien wir ehrlich: In unserer heutigen, digital getriebenen Welt sind diese Tage so veraltet wie ein Diskettenlaufwerk. Wieviel konnte die erste Floppy speichern?

Das GTD Prinzip von David Allen war revolutionär und basiert auf langer, teils auch wissenschaftlicher Beobachtung. Es hat uns eine klare Struktur und einen Prozess gegeben, um unsere Arbeit zu organisieren. Aber in einer Zeit, in der unsere Aufgabenlisten (nur noch) in der Cloud schweben und unsere Erinnerungen in Echtzeit synchronisiert werden (müssen), fragen wir uns: Ist GTD allein genug?

Die digitale Transformation hat nicht nur unsere Werkzeuge verändert, sondern auch die Art und Weise, wie wir arbeiten. Als jemand, der Teams dabei hilft, agil zu werden, kann ich Ihnen versichern: Ein Post-it reicht nicht mehr aus. Auch nicht viele. Und je mehr es sind, desto konfuser wird es. Wir brauchen digitale Lösungen, die so flexibel und anpassungsfähig sind wie die agilen Methoden, die ich täglich und aus Überzeugung transportiere.

Warum? Weil die digitale Welt nicht wartet. In dieser Welt gibt es nur 0 und 1, und warten ist so was wie 0,3-0,7. In der agilen Welt geht es darum, schnell zu reagieren, sich anzupassen und kontinuierlich zu verbessern. Und genau das erfordert ein digital optimiertes Arbeitsmanagement. Es geht nicht nur darum, Dinge zu erledigen, sondern auch darum, sie effizient, effektiv und mit einem klaren Fokus auf das Endziel zu erledigen. Nicht nur das: Nachhaltig muss es sein und auf einen Zweck einzahlen. Und:
Das hat alles nichts mehr mit Zeitmanagement zu tun. Und klassisches Aufgabenmanagement sieht dagegen auch nur suboptimal aus.

Also, während ich immer noch meinen Kaffee und mein Notizbuch für das morgendliche Brainstorming schätze, weiß ich, dass der wahre Schlüssel zum Erfolg in der digitalen Anpassung liegt. Und das, werte Leser (Kollegen?), ist der wahre Trick, um in der heutigen agilen Welt Dinge zu erledigen. Aber warten Sie, es wird noch besser. Während GTD uns die Tür zur Effizienz geöffnet hat, gibt es eine Methode, die uns durch das nächste Kapitel der Produktivität führt.

Over.ALL: Und GTD ist der Anfang dieses Methodik-Werkes

In unserer agilen Erzählung tritt Over.ALL als der nächste Protagonist auf. GTD hat uns die Grundlagen beigebracht: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren. Aber in einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt, reicht dieses Basiswissen im Arbeitsmanagement nicht mehr aus. Hier kommt Over.ALL ins Spiel. Denken Sie an GTD, aber mit einem Turboantrieb. Es nimmt die Grundprinzipien von GTD und erweitert sie, um den Anforderungen des modernen, digitalen Zeitalters gerecht zu werden.

Als Agile Coach sehe ich oft, wie Teams und Einzelpersonen mit den ständigen Veränderungen und dem Informationsüberfluss zu kämpfen haben. Over.ALL bietet eine Lösung. Es ist nicht nur ein System, es ist eine Philosophie. Es lehrt uns, über den Tellerrand hinauszuschauen, unsere eigene (nicht nur die der anderen) Arbeitsweise zu hinterfragen und ständig nach Möglichkeiten zur Verbesserung zu suchen.

Die Schönheit von Over.ALL liegt in seiner Flexibilität. Es ist anpassungsfähig, skalierbar und vor allem zukunftssicher. Es berücksichtigt nicht nur, was heute im Arbeitsmanagement getan werden muss, sondern auch, was morgen ansteht. Es lehrt uns, proaktiv zu sein, anstatt nur zu reagieren. Ein weiterer Schlüssel ist, dass auch Hirn- und Lernpysiologie berücksichtigt sind.

Abschließend kann ich sagen: Während GTD uns das Fundament im Arbeitsmanagement gegeben hat, baut Over.ALL darauf auf und führt uns in die Zukunft des Arbeitsmanagements – (das Wort mag ich nicht: besser: DONE.) Es ist der nächste Schritt in unserer Reise zur Perfektionierung unserer Arbeitsweise. Und als jemand, der ständig nach Exzellenz strebt, kann ich Ihnen versichern: Dies ist ein Schritt, den Sie nicht verpassen möchten. Doch die Reise in die Zukunft des Arbeitsmanagements endet hier nicht. Es gibt ein spezielles Prinzip in Over.ALL, das nicht nur eine Weiterentwicklung von GTD darstellt, sondern auch das Potenzial hat, Ihr gesamtes (Arbeits-) Leben zu revolutionieren.

Granulieren mit Glamour: Warum ‘Steuer machen’ nicht immer ‘Steuer machen’ ist

Das Granulieren, eines der wichtigsten Grundprinzipien von Over.ALL, ist mehr als nur ein schickes Wort. Es ist die Kunst, komplexe Aufgaben in handliche Häppchen zu zerlegen. Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor einem riesigen Berg von Steuerunterlagen. Bevor Sie in Panik geraten und nach dem nächsten Fluchtweg suchen, lassen Sie mich Ihnen diesen kleinen Trick verraten. Keine Sorge, Granulieren ist Ihr neuer, bester Freund.

“Steuer machen” klingt einfach, fast so einfach wie “Kaffee kochen”. Aber jeder, der schon einmal versucht hat, einen Barista-Latte mit kunstvollem Milchschaum zu zaubern, weiß: Es steckt mehr dahinter. Genauso verhält es sich mit der Steuer. Es geht nicht nur darum, Zahlen in Felder einzutragen. Es geht um Belege, Berechnungen, Abzüge und – ja, manchmal auch um ein kleines Gebet an das Finanzamt.

Das Granulieren ist wie das Zerlegen eines Zaubertricks. Plötzlich wird aus einem großen, unhandlichen Problem eine Reihe kleiner, überschaubarer Schritte. Und jeder dieser Schritte kann mit der Präzision eines Uhrmachers angegangen werden.

Also, das nächste Mal, wenn Sie vor einer riesigen Aufgabe stehen, denken Sie daran: Zerlegen, granulieren, durchatmen. Und vielleicht, nur vielleicht, wird “Steuer machen” zu Ihrem neuen Lieblingshobby. Na gut, vielleicht auch nicht. Aber zumindest wird es ein bisschen glamouröser!

Von binären Checklisten zum Gehirn-Jogging: Die Kunst des effektiven Arbeitens

Nachdem wir uns bereits in die ersten Tiefen (mehr in meinem Buch) des Granulierens begeben haben, könnte man meinen, wir hätten den Zenit des Arbeitsmanagements DONE erreicht. Aber weit gefehlt! Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre täglichen Aufgaben nicht nur in handliche, verdauliche Stücke zerlegen, sondern auch Ihr Gehirn so trainieren, dass es bei jeder neuen Herausforderung in Höchstform ist. Das ist die Kunst des effektiven Arbeitens.

Binäre Checklisten sind ein brillantes Werkzeug, um die Komplexität zu reduzieren. Sie sind der Inbegriff von Einfachheit, einem Prinzip des agilen Manifests. Durch das Granulieren von Aufgaben in eine binäre Logik, bei der der gewünschte Zustand DONE dargestellt wird, können wir die Komplexität befreiend reduzieren. Es geht darum, Dinge so weit zu granulieren, dass sie entweder fasssbar oder erledigt sind – oder auch nicht – schwarz oder weiß, ohne Grauzonen. Es lebe das Absolutiv (habe ich gerade erfunden, im Gegensatz zum Konjunktiv)

Doch das Buch “T.I.L.T. im System” von Jörg Kopitzke bietet noch so viel mehr als nur binäre Checklisten und das Granulieren von Aufgaben. Es ist eine tiefgreifende Reise in die Welt des Arbeitsmanagements (zum DONE), die Digitalisierung, Agilität und die neuesten Erkenntnisse aus der Hirnforschung und Verhaltenspsychologie miteinander verknüpft. Es nutzt das bewährte GTD-System als Grundlage und baut darauf auf, um ein ganzheitliches Verständnis von effizientem und effektivem Arbeiten zu schaffen.

Möchten Sie erfahren, wie Sie Aufgaben ohne Widerstand in einen DONE-Zustand überführen können? Oder wie Sie die Geheimnisse der Neurophysiologie nutzen können, um Ihre Arbeitsweise zu optimieren? Dann ist dieses Buch genau das Richtige für Sie. Es ist nicht nur ein Leitfaden, sondern auch eine Inspirationsquelle, die Sie dazu herausfordert, über den Tellerrand hinauszuschauen und neue Wege im Arbeitsmanagement zu erkunden. Holen Sie sich das Buch zur letzten Arbeitsmethodik, die sie brauchen werden!

*Dieser Artikel enthält Eigenwerbung.