Nein! – Der Hebel zur Effektivität in der Agilität

Anstatt lesen: Unterwegs hören!

Die Kunst des “Nein” sagens im agilen Kontext

These: “Nein” sagen zu können, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für die agile Arbeit. Immer? Natürlich nicht. Häufig ist diese Kunst jedoch ein in der Unternehmenskultur weit unterschätzter Faktor für eine hochqualitative Arbeit. Es geht darum, das Richtige im richtigen Moment zu tun. Unternehmenskulturelle (Miss-) Verständnisse treffen hier auf die (geringe?) Fähigkeit zur Abgrenzung eines jeden einzelnen Mitarbeiters und bilden somit einen toxischen Cocktail, der zu Überforderung und schlechteren Ergebnissen führen kann. Allein das Bewusstsein, dieses Gebräu zu erkennen (und selbstsicher zur Seite zu schieben), wird einiges beim Einzelnen, dem Team und der Organisation bewirken. Kurz: Ein “Nein” entspannt. Lesen Sie in diesem Artikel, warum das ein zentraler Bestandteil agiler Arbeit ist.

Ein kurzes Wort mit zentraler Bedeutung

Was für eine zentrale Bedeutung das Wort “nein” für den Arbeitskontext hat, zeigt dieses Beispiel. Stellen Sie sich vor, Sie sind Product Owner in einer Softwarefirma und dafür zuständig, dem Kunden ein optimales Ergebnis zu präsentieren. Nach dem ersten Release hat ihr Kunde sehr viele Ideen zur Weiterentwicklung und Verbesserung. Ständig trägt er neue Feature Wünsche an Sie heran.

Nehmen sie alle Wünsche ihres Kunden kommentarlos an, entsteht nicht nur schnell eine Überforderung des Entwicklerteams, sondern für den Kunden ein Endprodukt, welches 1. durch die schnelle Entwicklung möglicherweise fehlerhaft und 2. garantiert mit Features total überladen ist. Rechnen Sie dann noch die technischen Schulden hinzu, die zwangsläufig entstehen. Im schlimmsten Fall erfüllt das Produkt nicht mehr den primären Zweck, für den der Kunde die Software einsetzen will. Ihr Team wird dazu müde und ausgelaugt, steht kurz vor dem Burnout und schwimmt aus einer Vielzahl von Bugfix-Anfragen und weiteren Feature Wünschen.

So wäre in der Softwareentwicklung vieles möglich, aber agil? Agilität bedeutet einerseits wendig und flexibel, andererseits auch proaktiv als Unternehmen im Kontext sich ständig ändernder Rahmenbedingungen handeln zu können. Eine agile Arbeit benötigt deshalb immer eines: den richtigen Fokus und damit auch das wertvolle Wort “Nein”. Warum?

Ganz einfaches Beispiel: Nehmen Sie ein Wasserglas. Randvoll. Die leichteste Erschütterung lässt Wasser überlaufen. Das verschüttete Wasser bekommen Sie nicht wieder in das Glas. Es ist verloren. Besser: Das Wasserglas nur maximal zu 80% zu füllen. Der Rand ist hoch genug, um das Wasser bei kleineren Erschütterungen im Glas zu halten und es gibt noch “Luft” für Kreativität und Proaktivität. Übertrage Sie mal dieses Bild auf einen Sprint oder ein Backlog – oder das gesamte Arbeitsleben. Pareto grüßt an dieser Stelle.

“Nein” sagen lernen gehört zur Selbstorganisation

Bevor wir aber weiter den unternehmerischen Blickwickel einnehmen, ist es erst einmal gut zu verstehen, dass “Nein” sagen eine Fähigkeit ist, die uns in der Arbeitswelt abtrainiert wurde. Wir als Menschen dürfen (oder müssen?) diese Fähigkeit (wieder) lernen. Wieder, da uns bereits in Kindheitstagen das “Nein” abgesprochen wurde, indem Erwachsene entscheiden, was wir zu tun oder zu lassen haben. In Schule, Studium und Ausbildung wird dieses Muster noch verstärkt. Wir lernen, dass ein “Nein” oft nicht akzeptiert wird. Das führt zu Konflikten, Machtdemonstrationen, Objektivierung des Subjektes Mensch und ist selten gerne gesehen. Das ist alles in den etablierten Wissenschaften bereits bekannt. Auch im sozialen Miteinander wird ein “Nein” oft als eine (persönliche) Ablehnung interpretiert. Und darüber lohnt es sich, auch im agilen Kontext zu reflektieren.

Was also kann daraus jetzt entstehen? Ein weitläufiges, gesellschaftliches Beziehungsmuster, dass, auch wenn wir ein inneres “Nein” verspüren, zu einem “Ja” für unser Gegenüber führt. Der Anpassungsdruck hat wieder gewonnen. Die Folge? Überfüllte Terminkalender, das Gefühl, ständig Verantwortung für alles und jeden übernehmen zu müssen und nervige Gedankenschleifen durch den ständigen Fokuswechsel. Wo bleibt denn da noch Luft für kreative, agile Arbeit und wirksame Weiterentwicklung? An dieser Stelle hole ich gerne die oft unterschätzte, mentale Rüstzeit hervor. Die besagt, dass ein Switch im Gedankenfluss zwischen 5 und 20 Min. dauert, bis man wieder im eigentlichen Thema ist. Auf einen Arbeitstag gesehen kommen im schlimmsten Fall Stunden zusammen.

Nein sagen zu können, ist jedoch eine zentrale Fähigkeit zur Selbstorganisation. Nur dann, wenn Sie fähig sind, sich abzugrenzen und zu priorisieren, gelingt ein erfolgreiches Aufgabenmanagement.

Es beginnt hierbei schon bei den kleinen Fragen: Gehen Sie ans Telefon, während Sie eigentlich fokussiert in einer Aufgabe sind? Nehmen Sie sich einfach zwischen durch die 5 Minuten (die wohl eher 20 sind) für Ihren Kollegen, weil Ihrem Kollegen gerade etwas wichtig erscheint? Nehmen Sie eine neue Aufgabe an, obwohl Sie nicht nur einen schon zu ‘fetten’ Terminkalender haben, sondern auch eigentlich gerade Feierabend machen wollten?

Diese Fragen sind mit Absicht auf alltägliche Situationen im Arbeitskontext bezogen. Ohne hier den Zeigefinger zu heben, reflektieren Sie doch einmal für sich, wie gut Sie in der Abgrenzung sind und wie leicht Ihnen das Wort “Nein” über die Lippen kommt. Dieses “Nein” ist kein kategorisches “Nein”, sondern immer in Abhängigkeit mit einem sinnvollen priorisieren zu sehen.

Eine Veränderung entsteht immer dann, wenn wir aus ureigener Motivation einen anderen Zustand nicht nur wollen, sondern auch (wirklich) bereit sind, dafür neue Wege zu gehen, um diesen anderen Zustand zu erreichen. Das ist dann aus der Psychologie das Überschreiten der Grenze des eigenen Leidensdrucks. An anderer Stelle nannte ich es das “zwingende Ereignis”, ohne die keine Weiterentwicklung (Veränderung) entstehen kann. In meinem Buch bin ich dazu umfassend eingegangen. Genauso verhält es sich auch mit dem Wort “Nein”. Der Beginn liegt immer in der Selbstorganisation – und dem Schritt davor: Dem Überwinden der Angst davor, was passiert, wenn ein “Nein” gefallen ist. Die Realität ist: Sie werden weiterleben.

Typische Folgen fehlender Abgrenzung

Versäumen Mitarbeiter, ihre Abgrenzungen vorzunehmen und sich der Möglichkeit des “Nein” Sagens nicht nur bewusst zu werden, sondern es auch konsequent zu tun, also das “Nein” auch zu nutzen, hat das sowohl für den Einzelnen als auch für das gesamte Unternehmen unerwünschte Folgen. Vorab ist da die gestapelte Fehlinterpretation und die überzogene Erwartung zu nennen.

Terminkalender füllen sich schnell, der Druck steigt und der Stress am Arbeitsplatz ist vorprogrammiert. Die Folge? Zunächst führt der dauerhafte Switch zwischen den Aufgaben zur Überforderung. In den ersten Zügen kann hier bereits die Kommunikation im Team unter der angespannten Situation leiden. In weiteren Ausprägungen häufen sich psychische und physische Erkrankungen mit Verbindung zur aktuellen Stresswahrnehmung immer mehr. Die Leistungen sinken und Mitarbeiter fallen später deutlich langfristiger aus. Oder anders gesagt: Die Ursache ist hier im Größenvergleich zur (langfristigen) Wirkung nur so groß wie ein Krümel.

Eine fehlende oder fehlerhafte Priorisierung führt außerdem dazu, dass der Fokus auf die wichtigen Aufgaben verloren geht. Langfristig bedeutet das für das Unternehmen eine sinkende Qualität bei steigenden Personalkosten.

Es sind neue Prinzipien zur Zusammenarbeit notwendig

Das gesamtkulturelle Kredo zum Thema “Nein sagen” spiegelt sich häufig auch in der Unternehmenskultur wider. Als Agile Coach und Consultant ist man an geeigneter Stelle gut beraten, dieses Thema konsequent zu thematisieren, um hier einerseits frühzeitig gegen die Auswirkungen und rechtzeitig für die die Chancen der Verbesserung zu agieren. Das Thema hat auch direkt mit Fehler und Fehlerkultur zu tun.

Haben Sie schon einmal die Aussage “Ein Nein akzeptiere ich nicht als Antwort!” gehört? Eine beliebte Management-Floskel, die man vom Kleinunternehmen bis zum Großkonzern immer wieder findet. Letztendlich ist es nur eine “Druckluftpumpe” im wahrsten Sinne des Wortes. Die Aussage erzeugt Druck auf den Gegenüber und hat NULL-Substanz, weil sie sehr offensichtlich Macht demonstrieren will. Druckluft erzeugt immer Gegendruck und Macht hat im agilen Kontext nichts zu suchen. Substanzlose Machtdarstellung ist kontraproduktiv, weil genau die Luft, die aufgepumpt wurde, für Kreativität und Kompromisse besser hätte genutzt werden können. Die Mitarbeiter solcher Firmen lernen spätestens irgendwann, dass das Nein-Sagen nur zu Eskalation, Überdruck und Stress führt. Das hat zur Folge, dass unkritisch fast alles abgenickt und zugesagt wird, auch wenn diese Zusagen völlig unrealistisch sind.

Selbst wenn in diesen Kontexten ein Kulturwandel stattfindet (was ein gewünschtes Ergebnis ist), in dem die Ablehnung unrealistischer oder nicht zielführender Anforderungen möglich und auch erwünscht ist, tun viele Mitarbeiter sich schwer, die jahrelange berufliche Sozialisation zu überwinden. Zu stark ist der opportune Drang, der Anforderung oder der sozialen Gemeinschaft (Team) zu gefallen (Ein Schutzreflex auf Basis der 2 elementaren Grundbedürfnisse: Autonomie und Zugehörigkeit) – und sagen deshalb immer wieder Dinge zu, die bei realistischer Betrachtung eigentlich abgelehnt werden müssten. Substanz ist eine harte Nuss.

Wollen Sie also, dass ein “Nein” in Ihrem Unternehmen zur gelebten Kultur wird, ist es notwendig, grundlegend neue Prinzipien für die Zusammenarbeit unter Festlegung neuer Priorisierungskriterien zu vereinbaren – und auch zu leben. Ebenso schadet es auch nicht, wenn zumindest die Führungsebene bei der Etablierung neuer Glaubenssätze und unternehmerischen Vorgehensweisen durch ein effektives Coaching, die die Mechaniken der Kraft des Wortes “Nein” an die Hand genommen wird.

Ein Blick in die Vertriebspraxis: Das “Nein” ist wertvoll

Der Bereich in jedem Unternehmen, bei dem das Nein zum täglichen Brot gehört, ist der Vertrieb.

• “Nein, ich habe jetzt keine Zeit dafür.”
• “Nein wir haben schon eine Lösung.”
• “Nein, das brauchen wir nicht.”
• “Nein, daran habe ich kein Interesse.”

Gerade in der Kaltakquise hören Vertriebler jeden Tag mehrmals das Wort “Nein”. Ein guter Vertriebler weiß in diesem Fall jedoch direkt, dass das Nein keine persönliche Ablehnung ist oder ein Gespräch mit diesen Sätzen beendet werden muss. Vielmehr ist es ein Anreiz, noch tiefer in das Thema einzusteigen. Ein etwas grober und denkwürdiger Spruch, der von einem der besten Vertriebstrainer Deutschlands kommt, ist: “Nein bedeutet: Noch ein Impuls nötig!” Ein “Nein” ist oft nur ein Vorwand. Es macht durchaus Sinn, hier genauer nachzufragen, worauf sich das “Nein” stützt. Hinterfragen Sie es. Prüfen Sie es. Wie valide ist es? Hält es einer sachlichen Argumentation stand? Oder stecken in Wahrheit andere Gründe, Befindlichkeiten oder gar Glaubessätze dahinter? Es macht dann aus der Sicht eines agilen Coaches immer Sinn, an diesen Stellen anzusetzen, da die Auswirkungen eines “Nein” nur oberflächliche Konflikte und selten die wahren Beweggründe beleuchten. Hinweise zur sogenannten Vorwands- und Einwandbehandlung sind überall zu finden. Sie füllen Bücher, Internetseiten oder auch ganze Workshops.

Hierbei ist vor allem die folgende Perspektive für die gesamte Unternehmenskultur interessant:

Ein Nein wird von Kunden häufig als Vorwand ausgesprochen, um sich nicht mit dem eigentlichen Inhalt des Angebotes auseinander setzen zu müssen. Für den Vertrieb ist es deshalb das Signal, dass der Kunde weitere Informationen und Impulse benötigt, um wirklich eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Denn die Ablehnung des Angebotes erfolgt schnell und impulsiv. In den meisten Fällen werden die Kunden durch das Akquise-Gespräch auch aus ihrem eigenen Fokus gerissen. Ein guter Vertrieb setzt genau hier mit Verständnis an, ohne dem Kunden Druck zu machen. Gleichzeitig wird jedoch ein Gespräch angeregt, um die eigene Lösung zu einem bestehenden Problem des Kunden zu präsentieren.

Was können wir daraus für die Unternehmenskultur lernen?

In erster Instanz, dass ein Nein als wertvoller Impuls gesehen werden kann, der ein Gespräch zur Lösung anregt. Dieses Verständnis ist elementar und diese emotionale Klippe gilt es zu überwinden. Und wie ich schon oben sagte: Sie werden nicht davon sterben. Ein “Nein” muss also nicht gleich die komplette Ablehnung einer Anfrage oder einer Person bedeuten. In einem wertschätzenden miteinander – einer der Grundfesten der Agilität – ist ein deutliches “Nein, jetzt nicht” ein wertvolles Kommunikationstool, dass den Raum für eine spätere Absprache ermöglicht. Falls es hilft: Blenden Sie emotional das “Nein” aus und fokussieren sich auf das “jetzt nicht.” Denn das ist die eigentliche Information.

In zweiter Instanz gibt ein “Nein” auch immer wertvolle Informationen darüber, in welcher Situation sich die betreffende Person gerade befindet. Ein “Nein” bedeutet in vielen Kontexten bereits überfüllte Terminkalender, To-Do Listen und Backlogs und somit mehr als nur ausgelastete Mitarbeiter – also Überlastung. Überlastung ist in der asiatischer Philosophie MUDA, eine Form der Verschwendung. Wer verschwendet hier was und warum? An dieser Stelle kann sehr gut mit den Tipps für Verkaufsgespräche gearbeitet werden. Möglich ist zum Beispiel, dass neue Aufgaben in einem festgelegten Zeitfenster vergeben werden, um den Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen.

Oder lassen sich eventuell Hinweise erkennen, dass die betroffenen Mitarbeiter zu wenig Informationen haben, um auf einfache Art und Weise ihre Aufgaben nacheinander abarbeiten zu können? Auch das ist eine Form der Verschwendung, weil Informationen mehrfach in unterschiedlichen Formaten oder Aufbereitungen geliefert werden (müssen). Kritische Frage: Hätte man es dann nicht gleich vollständig liefern können?

Das ist dann ein Hinweis auf fehlende oder lückenhafte Transparenz. Es geht nicht darum, alles und immer zu kommunizieren. Es geht darum, das Richtige in der richtigen Dosierung für den oder die Empfänger zu kommunizieren. Und zwar so, dass dieser damit emotional und ohne innere Widersprüche gut leben kann. In jedem Fall zeigt das Beispiel aus dem Vertrieb auf, wie wichtig es ist, auch nach einem “Nein” im Gespräch zu bleiben. Konstruktiv und immer sachbezogen, versteht sich.

Agiles arbeiten – Wechselspiel von Überblick zu Fokus

Alle agilen Arbeitsmethoden haben eines gemeinsam: Die Effektivität von Agilität entsteht im Wechselspiel von Überblick und Fokus. In Scrum und bei Kanban geht es darum, mit Hilfe der Visualisierung über Boards in kurzen Abständen Entscheidungen über die nächsten konkreten Schritte zu treffen. Anschließend wird die Work in Progress begrenzt, sodass ein knallharter Fokus entsteht – so das Wunschbild, was in der Realität oft anders aussieht. Bei Kanban definieren die WIP-Limits, dass erst wenn ein Element fertig ist, das nächste nachgezogen wird. Im Sprint-Planning bei Scrum fokussiert sich das Team auf den Umfang des Sprints und hält diesen dann fest bis zum Sprint-Review. Und doch: Störfeuer von den Stakeholdern, Fast- oder Prio-Lanes auf dem Scrum-Board, Umbau des Sprintlogs im laufenden Sprint und andere Stilblüten mehr. Warum? “Nein!” – also, weil es fehlt oder nicht konsequent gelebt wird.

Um langfristig und strategisch in die Umsetzung zu kommen, es notwendig Ziele nicht nur für alle Mitarbeiter verständlich zu kommunizieren, sondern auch den richtigen Rahmen für eine zielgerichtete und fokussierte Arbeit zu finden. Agile Methoden sind hier immer nur die Wegpfeiler, die Leitplanken, um langfristig das Wechselspiel von Überblick und Fokus zu beherrschen. Grundlegend dürfen auch hier Prinzipien wie etwa die vier Disziplinen der Umsetzung integriert werden. Ich selbst halte davon sehr viel. Nur so lassen sich dauerhaft Überblick und Fokus vereinen.

Und “Nein” sagen ist nur ein Teil der Priorisierung

Der wichtigste Schritt ist mit dem “Nein” erst einmal getan. Die Frage der Relevanz ist geklärt. Jetzt gilt nur noch die Frage: Wenn es aktuell keine Relevanz hat, hat es diese zu einem späteren Zeitpunkt? Ein erneutes “Nein” hilft bei der Reduktion. Doch letztendlich ist die Kultur des “Nein Sagens” nur ein Baustein zur erfolgreichen Priorisierung in Unternehmen.

Warum “Nein” sagen im agilen Kontext so wichtig ist

Agile Methoden werden eingesetzt, um flexibel und effizient auf Veränderungen reagieren zu können. Gerade das “Nein” erzeugt dann in dem Fluss einen gewollten Stopper, um aus dem mechanischen Fluss in eine schnelle Reflektion zu kommen. Ich stelle fest, dass hierbei zu sehr auf die mechanische Methode an sich fokussiert wird. Ein zentraler Bestandteil im agilen Ansatz ist das “Nein”, um iterativ ein klares Bild von dem zu haben, was für das Unternehmen wirklich wichtig ist und was nicht. Es ermöglicht eine konkrete Priorisierung der Aufgaben und schafft ein klares Verständnis darüber, wie die Verantwortung für das Projekt und die Ergebnisse aufgeteilt wird. Es schafft prozessuale Sicherheit und fördert auch die psychologische Sicherheit der Mitarbeiter. Das entspannt. Ich weise erneut darauf hin: Alle Prozesse werden von Menschen erdacht, gebaut, mechanisiert und gelebt. Somit ist das Individuum (Subjekt) in der Konstruktion das entscheidende Element. Ein “Nein” ist meiner Erfahrung nach einem Hinweis darauf, dass sich auf der menschlichen Seite ein Klärungsbedarf abzeichnet (Spannung), der Auswirkungen auf Prozesse (Objekte) hat. Ein problemloser Kommunikationsfluss – möglichst ohne Interpretationsverluste – innerhalb des Teams und zwischen den Teammitgliedern ist somit ein wesentliches Element (Entspannung), um die Effizienz und den Erfolg des Projekts zu gewährleisten.

Das richtige “Nein” sagen, wenn es gelebt wird, trägt dazu bei, eine Kultur der gegenseitigen Wertschätzung zu fördern. Wenn jeder im Team seine Meinung äußern und seine eigenen Ideen einbringen kann, ohne Angst vor dem “Nein” haben zu müssen, ist das eine gesunde Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Sehen Sie dabei immer hinter das “Nein”.

Selbst wenn dass “Nein” zu einem etablierten Wort in der Zusammenarbeit wird, heißt das noch nicht, dass auch ein fokussiertes Arbeiten an Aufgaben, die aktuell ein JA bekommen, möglich ist. Ein agiles Aufgabenmanagement beinhaltet viel mehr. Die weitere Kunst liegt vor allem darin, Aufgaben so zu formulieren, dass eine konkrete Handlung mit Ihnen verbunden ist und Spannungen vermieden werden. Menschen neigen zur Abstraktion. Und damit in der Berufswelt auch häufig dazu in einer Fülle abstrakter Aufgaben zu schwimmen, die ein Vorankommen kaum ermöglicht. Die Lösung: Möglichst konkret formulierte Aufgaben. Auch ein Nein. Wenn diese Aufgaben dann von einem überlegten System automatisch sortiert werden, entsteht ein echter Überblick – Over.ALL®, und Sie kommen ins Handeln.