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Priorisieren mit Ranglisten – 10,5,3 Methode
Um das Priorisieren kommen Sie auch im realen Leben (neben der Rolle als PO, Stakeholder oder agiler Coach) nicht herum. Gerade als aufmerksamer Coach und Agilist sehe, höre und spüre ich Dinge (und davon oft zu viele), wie in meinem Umfeld die “Dinge” gar nicht parallel strukturiert abgearbeitet und ‘behandeln’ werden können. Somit stelle ich hier eine Methode vor, die nahezu universell einsetzbar ist, denn bei der derzeitigen Aufgaben- und Informationsflut, bei den unzähligen Wahlmöglichkeiten, mit denen wir tagtäglich konfrontiert werden, ist es unerlässlich, die richtigen Prioritäten setzen zu können. Die folgende Methode ist geeignet für eine einzelne Person, der ggfls. in Personal-Union arbeitet.
Hilfreich ist es, das Priorisieren täglich im Kleinen zu üben, um es im Ernstfall souverän anwenden zu können. Im Coaching für Teams, PO und anderen interessiert ‘Bedürftigen’ lasse ich die Teilnehmer mit der nachfolgend beschriebenen “Ranglisten-Methode 10 – 5 – 3” üben, Ranglisten zu erstellen und die richtigen Prioritäten “herauszuschälen”. Der Vorteil ist und ich kann es nicht deutlich genug betonen: Es geht hier um die inneliegende Mechanik, die das Prinzip zeigt. Die Themen können (fast) beliebig sein – also auch z.B. in der (Software) Entwicklung Themes, Features oder sonstige ‘Items’ (Vorhaben).
So geht es – Sie benötigen 5 Schritte, die (auch)
wieder nur sequentiell funktionieren.
Step 1: Die Liste der WICHTIGSTEN 10
Erstellen Sie im ersten Schritt eine Liste (oder mehrere Listen, je nach Anzahl Themes) der zehn wichtigsten Punkte zu einem Theme (siehe weiter oben). Wichtig ist, dass Sie in diesem Stadium noch nicht werten oder priorisieren, es geht darum, die 10 wichtigsten zu Papier oder in eine Tabelle zu bringen. Das könnte zum Beispiel sein:
- Die Liste der 10 wichtigsten (Business-) Ziele, die Sie in diesen (nächsten) Releases erreichen wollen
- Die Liste der 10 wichtigsten Aufgaben, ‘Items’ (Vorhaben) oder Tasks im Kontext der Entwicklung
- Die Liste der 10 wichtigsten Kunden (Gruppen) aktuell (für die das Produkt erstellt wird)
- Die Liste der 10 wichtigsten Termine (z.B. Releases oder Versions) in diesem Jahr! (usw.)
Das war noch nicht schwer. Solche Listen sind für den einen oder anderen zwischendurch leicht zu erstellen. Dieses ‘zwischendurch’ ist der erste Fehler, der gerne ausgeblendet bis negiert wird und hier liegt auch schon der erste Sprengstoff, der sich später unweigerlich entzündet.
Manch ein anderer merkt hier schon, dass es schwer fällt, die richtigen (wichtigen) Punkte zu finden. Fragwürdig bis erschreckend:
Im täglichen Business hat der Betreffende noch nicht oder nie darüber sinnvoll nachgedacht, teils weil es einfach zu viele Optionen gibt oder sich der Akteur dafür keine Zeit nimmt.
eigene Erkenntnis
Jetzt geht es richtig an das Eingemachte.
Step 2: Die RANGLISTE: von Platz 1 bis 10
Nun gilt es PRO LISTE die bisherigen 10 Punkte pro Liste in eine Rangfolge von 1 – am allerwichtigsten bis 10 – gerade noch auf der Liste zu ordnen. Wer oder was landet von den oben erstellten Listen auf den Plätzen 1 bis 3? Welche ‘Item’s’ (Vorhaben) sind eher im hinteren Bereich angesiedelt?
Gut beraten sind Sie, wenn Sie genau (vorher) wissen, nach welchen Kriterien Sie dabei Ihre Entscheidungen treffen. Zielen Sie vorher genau und konzentriert. Dart-Pfeile fliegen auch nicht von selbst auf die Scheibe. Wägen Sie alles gut ab. Mehrere dieser Entscheidungskriterien sind in diesem Beitrag weiter oben vorgestellt – jetzt fängt es an, Sinn zu machen.
Step 3: Die SHORTLIST: Aus 10 mach 5
Wenn Sie die Rangfolge ernsthaft erstellt haben, sollte Ihnen der nächste Schritt leicht fallen. Wird er aber nicht. Wenn Sie vielleicht mit dem Hintergedanken “Ist doch egal, ob Platz 4 oder 6. Hauptsache, es ist auf der Liste.” die Rangliste erstellt haben, ist der nächste Schritt ein wichtiger Prüfstein. Streichen Sie jetzt rigoros und bedingungslos 5 von den 10 von jeder Liste.
Streichen heisst: DU jetzt nicht auf dieser Liste. Streichen heisst sachliches und emotionales Verabschieden – und nicht schummeln. Es würde unweigerlich SIE treffen.
eigene Erfahrung
Ein klares Comittment für 5 Einträge und gegen andere 5 Einträge. Es müssen nicht automatisch die 5 letzten sein, also Platz 6-10. Es kann passieren, dass Sie in einen endlosen, inneren Dialog treten, der Sie behindert, aber nicht weiter bringt. Erstellen Sie konsequent jeweils eine neue Liste der 5 wichtigsten … (siehe Punkte oben auf dieser Seite) Es dürfen, damit diese Methode funktioniert, nur 5 einmalige Einträge je Liste übrig bleiben. Interessant dürfte es sein, zu sehen, was raus fällt.
Step 4: FOKUSSIEREN – aus 5 mach 3
Es geht weiter, indem jetzt noch weiter fokussiert wird, um die wirklich wichtigen Prioritäten heraus zu finden. In der Agilität vermisse ich die notwendige Stringenz – mit dieser Methode hier kommt sie etwas wieder. Schmelzen Sie konseqent, ohne weitere Diskussion oder Lamentiererei, indem Sie ausschliesslich nur die verbleibenden Punkte gegeneinander betrachten, die Liste der wichtigsten 5 jetzt bitte auf die wichtigsten DREI je Liste ein!
Streichen Sie bitte zwei weitere Aufgaben, Item’s (Vorhaben), Personen, Ziele, Termine usw. von Ihren Listen. Vielleicht entfallen einfach die Plätze 4 und 5 auf Ihrer Rangliste – mit großer Wahrscheinlichkeit aber nicht. Sie können in ein Rotieren kommen, wenn Sie merken, dass Sie an der Rangliste noch einmal etwas ändern müssen. Plötzlich wackelt Position 2 oder Sie tauschen, weil Ihnen zu der Aufgabe noch ein wichtiges Detail aufgefallen ist, Platz 4 und Platz 3 gegeneinander aus. Wenn dem so ist, keine Sorge! Es ist okay. Reflektieren Sie analytisch genau dabei, welche Kriterien eine Änderung Ihrer Prioritäten veranlasst haben. Diese neuen Kriterien sind dann ein untrügliches Indiz, dass Sie sich im 3. Schritt entweder zuwenig Zeit genommen haben, um die Anforderungen tief genug zu durchdenken oder Sie aus welchen Gründen auch immer von Störungen (beim Denken) haben ablenken lassen. Kurz: Wo ist Ihr Fokus?
Sie haben jetzt die Liste(n) der wichtigsten DREI … (Nicht schummeln!)? Glückwunsch. Schreiben Sie jetzt Ihre jeweilige Liste der wichtigsten DREI nochmal sauber ab oder machen ein neues Dokument auf. Sorgen Sie dafür, dass Sie nur diese 3 sehen. Sofern notwendig, versehen Sie diese 3 Punkte Aufstellung mit einem Datum. Sie in Person haben sich für diese 3 entschieden – das zeigt die Priorität auf, für welche Sie sich heute und (für die nächste Zeit) entschieden haben.
Step 5: REFELEXION und Dokumentation, HANDELN
Ich hoffe, Sie haben Ihre Entscheidungswege bis hier hin reflektiert (und ggfls. auch dokumentiert), dann sind Sie (in Person) gewappnet, das Richtige richtig zu tun (siehe weiter oben). Das Dokumentieren ist ein Vektor, der in die kurze Vergangenheit Ihrer Entscheidungen zeigt. Wenn Sie jetzt auf Ihre fertige Liste schauen, reflektieren Sie bitte, was wollen Sie in Zukunft in Ihrem alltäglichen Handeln anders machen, um diesen Prioritäten gerecht (-er) zu werden? Stellen Sie sich NUR genau die Fragen, die einen direkte Bezug ZU diesem Punkt haben. Nutzen Sie die 7W (weiter vorne.)
- Was wollen Sie tun, um … gerecht zu werden?
- Was unternehmen Sie (wann), um das Ziel … zu erreichen?
- Wer hilft Ihnen bei … , Wen fragen Sie über,
- … damit ein gewünschter Status errecht wird? …
Schreiben Sie es für jeden der einzelnen 3 Punkte auf! Und: Üben Sie für sich selbst! Lassen Sie sich überraschen, wie sich Ihre Prioritäten aufgrund Ihrer Arbeitssituationen auch immer wieder ändern können. Sie werden feststellen, wo, wie und wer Ihnen alles in Ihre Arbeit, und sei es aufgrund persönlicher Befindlichkeiten, reinreden will. Hier können Sie jetzt mit guten Argumenten und einer sauberen Dokumentation gezielt punkten.
